Akta osobowe pracownika - jak je prowadzić?

Każdy pracodawca zobowiązany jest, zgodnie z przepisami zawartymi w art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy, do prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Niezależnie od formy prowadzonej działalności i liczby zatrudnionych pracowników należy założyć i prowadzić, odrębnie dla każdego z nich, akta osobowe. Jednak obowiązek ten jest szczególnie ważny ze względu na jego znaczenie dowodowe w przypadku sporów o roszczenia ze stosunku pracy. Poniżej znajdziesz krótki poradnik, dotyczący tego, jak należy prowadzić akta osobowe pracownika. Przeczytaj go koniecznie!

Akta osobowe pracowników - zasady prowadzenia

Zacznijmy od tego, że szczegółowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej zostały zawarte w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 roku. Otóż zgodnie z zawartymi tam przepisami, akta osobowe powinny składać się z trzech części:

Część A - tu znajdują się dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,

Część B - zawiera dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia,

Część C - w której gromadzi się dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia danej osoby.

Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ponumerowane i ułożone w porządku chronologicznym. Każda z części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w niej dokumentów.

Akta osobowe - część A

Znajdują się tu dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie. Pracodawca może żądać od osoby kandydata na dane stanowisko złożenia następujących dokumentów:
- wypełnionego kwestionariusza osobowego,

- świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia,

- dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy

- świadectwa ukończenia szkoły - w celu potwierdzenia zdobytego wykształcenia,

- orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku, innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Akta osobowe - część B

Tuż po zakończeniu procesu naboru pracodawca może żądać od osoby już zatrudnionej podania - oprócz danych, które uzyskał podczas ubiegania się o zatrudnienie - również innych informacji. Najważniejszym dokumentem, jaki sporządza pracodawca, gdy podejmie decyzję o zatrudnieniu pracownika i który koniecznie muszą zawierać akta osobowe, jest umowa o pracę. Powinno tu też być: pisemne potwierdzenie zapoznania się pracownika z treścią regulaminu pracy, informacją pracowniczą, treścią przepisów i zasad BHP, zakresem informacji objętych tajemnicą służbową, zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia BHP.