Każdy pracodawca zobowiązany jest, zgodnie z przepisami zawartymi w art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy, do prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Niezależnie od formy prowadzonej działalności i liczby zatrudnionych pracowników należy założyć i prowadzić, odrębnie dla każdego z nich, akta osobowe. Jednak obowiązek ten jest szczególnie ważny ze względu na jego znaczenie dowodowe w przypadku sporów o roszczenia ze stosunku pracy. Poniżej znajdziesz krótki poradnik, dotyczący tego, jak należy prowadzić akta osobowe pracownika. Przeczytaj go koniecznie!
Akta osobowe pracowników - zasady prowadzenia
Zacznijmy od tego, że szczegółowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej zostały zawarte w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 roku. Otóż zgodnie z zawartymi tam przepisami, akta osobowe powinny składać się z trzech części:
Część A - tu znajdują się dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,
Część B - zawiera dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia,
Część C - w której gromadzi się dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia danej osoby.
Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ponumerowane i ułożone w porządku chronologicznym. Każda z części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w niej dokumentów.
Akta osobowe - część A
Znajdują się tu dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie. Pracodawca może żądać od osoby kandydata na dane stanowisko złożenia następujących dokumentów:
- wypełnionego kwestionariusza osobowego,
- świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia,
- dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy
- świadectwa ukończenia szkoły - w celu potwierdzenia zdobytego wykształcenia,
- orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku, innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.
Akta osobowe - część B
Tuż po zakończeniu procesu naboru pracodawca może żądać od osoby już zatrudnionej podania - oprócz danych, które uzyskał podczas ubiegania się o zatrudnienie - również innych informacji. Najważniejszym dokumentem, jaki sporządza pracodawca, gdy podejmie decyzję o zatrudnieniu pracownika i który koniecznie muszą zawierać akta osobowe, jest umowa o pracę. Powinno tu też być: pisemne potwierdzenie zapoznania się pracownika z treścią regulaminu pracy, informacją pracowniczą, treścią przepisów i zasad BHP, zakresem informacji objętych tajemnicą służbową, zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia BHP.
Polecamy
Najnowsze
Zmiany w Ordynacji podatkowej w 2016 r.
Potrzebujesz pieniędzy i chciałby kiedyś na emeryturze leżeć na plaży w tropikach? Jeśli tak, to koniecznie musisz zarabiać odpowiednie kwoty... [...]