Pozycja księgowego – zakres obowiązków i odpowiedzialności

Księgowy, zwłaszcza główny księgowy to w każdej firmie kluczowa postać . Jego rola jest nie do przecenienia, bo mimo, że to zarząd podejmuje strategiczne decyzje, to akceptacja tych decyzji ( zwłaszcza jeśli wiążą się one ze sporymi wydatkami ) przez księgowego jest równie ważna.

Księgowy ma dostęp do całej dokumentacji firmy, czyli wie o niej wszystko.

Zakres obowiązków księgowego jest równie szeroki co zakres jego odpowiedzialności za stan finansów firmy i w bardzo dużym stopniu zależy od wielkości firmy, branży w jakiej działa, struktury organizacyjnej tej firmy.

Jednak trzeba podkreślić ,że podstawowym obowiązkiem księgowego jest prowadzenie na bieżąco ksiąg rachunkowych. Na biurko księgowego trafiają wszystkie faktury i dowody księgowe, czyli te, które firma wystawia, oraz te, które otrzymuje od innych firm.

Prowadzenie ksiąg rachunkowych jest ściśle określony specjalną ustawą, muszą być prowadzone na bieżąco, rzetelnie i zgodnie ze stanem faktycznym. Każdy błąd bardzo drogie kosztuje, bo na podstawie tego co jest w księgach, księgowy sporządza sprawozdania finansowe, zeznania podatkowe, sprawozdania statystyczne i deklaracje ubezpieczeniowe.

Warto jednak zaznaczyć, że główna odpowiedzialność za działanie firmy, również w kwestii finansów i ich księgowania, spada na zarząd firmy. W Urzędzie Skarbowym odpowiada zawsze właściciel i zarząd firmy, a nie księgowy, co nie znaczy, że nie ma odpowiedzialności księgowego.

Odpowiedzialność prawna księgowego jest duża, a regulują ją następujące przepisy prawa

- kodeks pracy

- kodeks karny skarbowy

- ustawa o rachunkowości ( nowelizacja tej ustawy z roku 2014)

- kodeks karny skarbowy

- ordynacja podatkowa

- ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych i ubezpieczeń zdrowotnych

Odpowiedzialność karna księgowego zamyka się w granicach tych ustaw i kodeksów, jeśli jego zachowania i działania są sprzeczne z przepisami zawartymi w tym prawie, poniesie odpowiedzialność, w tym odpowiedzialność karną.

Oto najważniejsze przekroczenia skutkujące odpowiedzialnością księgowego-

- księgowy nie prowadzi ksiąg rachunkowych

- księgowy nie sporządza sprawozdań finansowych

- podawanie przez księgowego nieprawdziwych danych

Niezastosowanie się do przepisów zarówno z zakresu przepisów podatkowych, jak i ubezpieczeniowych grozi odpowiedzialnością prawną. Skala odpowiedzialności jest szeroka i zależy przede wszystkim od rodzaju wykroczenia, najgrubsza to odpowiedzialność karna ( takie przestępstwa np. jak zafałszowanie sprawozdań finansowych lub sporządzenie go niezgodnie z przepisami ustawy, podawanie w księgach nierzetelnych danych , niepoddawanie badaniu przez biegłego rewidenta sprawozdania finansowego , lub udzielenie mu niezgodnych z prawdę informacji) czyli albo grzywna albo kara ograniczenia wolności.

Odpowiedzialność prawna księgowego z powodu przekroczenia prawa ubezpieczeniowego, nie jest tak surowa, bo to jedynie kara grzywny, ale w niektórych przypadkach ( udaremnianie lub utrudnianie kontroli, nie prowadzenie dokumentacji z zakresu ubezpieczeń społecznych, nie przesyłanie deklaracji rozliczeniowych, nie dopełnienie obowiązku płacenia składek na ubezpieczenie społeczne w przewidzianym przepisami terminie i tak dalej ) może to być nawet 5000 złotych.

Księgowy, który zatrudniony jest na umowę o pracę, odpowiada przed pracodawcą, ale jeśli w wyniku jego błędu pracodawca poniósł stratę, to ponosi odpowiedzialność materialną, lecz tylko w granicach poniesionej przez pracodawcę straty.