Czy nowy przedsiębiorca da sobie radę bez biura księgowego?

​Wiele młodych przedsiębiorców, już na etapie biznesplanu, a następnie przy rejestracji działalności zastanawia się nad najlepszą i najbardziej opłacalną formą prowadzenia własnej księgowości. W praktyce istotne jest to, że sposób prowadzenia rozliczeń nowy przedsiębiorca, musi wyraźnie określić już w formularzu CEIDG-1. Często przed podjęciem ostatecznej decyzji, pojawia się pytanie, czy rozpoczynając prowadzenie nowej, własnej firmy, przyszły przedsiębiorąca będzie w stanie poradzić sobie bez biura księgowego?

Jak można prowadzić księgowość w firmie? 

Księgowość jest jednym z najważniejszych działów w firmach, zwłaszcza w dużych, zatrudniających sporą liczbę pracowników, które dodatkowo obracają sporym kapitałem. Każde przedsiębiorstwo zobowiązane jest na mocy prawnej do pewnych czynności wynikających z legalnie działającej na rynku działalności gospodarczej, która generuje zyski. Dlatego, zanim firma faktycznie zacznie działać i przynosić zyski, należy wybrać najlepszy sposób prowadzenia księgowości. Kwestię tą można rozwiązać na trzy sposób: zatrudnić własnego księgowego, który jednocześnie stanie się pracownikiem firmy, zlecić prowadzenie rozliczeń finansowych do zewnętrznego biura rachunkowego, bądź postarać się wszystko wykonywać samodzielnie. Ostatnia metoda jest zbyt ryzykowna, zwłaszcza dla nowych przedsiębiorców, którzy na początku rozkręcania biznesu, często nie mają wystarczającej wiedzy na ten temat lub po prostu mają zbyt dużo innych, zajmujących obowiązków. Z pewnością nie jest to niewykonalne, ale czy warto szukać oszczędności akurat w tej konkretnej dziedzinie? Może mimo wszystko lepiej pomyśleć o własnym księgowym albo jednak zaufać wyspacjalizowanemu biuru rachunkowemu?

Jak bardzo skomplikowane jest prowadzenie rozliczeń finansowych firmy?

Stopień trudności wykonywanych rozliczeń finansowych w danej firmie zależy od kilku czynników. Do nich należy m.in. liczba zatrudnianych pracowników, obroty firmy, czy profil. Polskie prawo nie narzuca, aby księgowaniem zajmowały się osoby posiadające certyfikaty i przeszkolenie w zawodzie księgowego, co często motywuje nowych przedsiębiorców do samodzielnego prowadzenia rozliczeń finansowych. Jednak warto wspomnieć, że kwestie księgowości w firmach, nawet tych stosunkowo młodych i niewielkich to szereg spraw i zadań, które trzeba systematycznie koordynować i kontrolować. Przedsiębiorcy, chcąc skupić się na samodzielnym prowadzeniu księgowości, muszą liczyć się z tym, że nie będą przez to w stanie odpowiednio skupić się na rozwoju firmy i umacnianiu jej pozycji na rynku. Tak naprawdę są to skomplikowane i bardzo zajmujące procesy, które często zabierają sporo czasu. Najlepiej przeanalizować to na wybranych zadaniach, które wykonywane są w ramach rozliczeń finansowych przedsiębiorstw.

Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych – kwestie regulowane prawnie.

Jednym z nielicznych zadań wykonywanych w ramach księgowości firmy jest prowadzenie ksiąg rachunkowych. Należy to do obowiązków przedsiębiorcy i jest ściśle regulowane przez ustawę o rachunkowości, z którą każdy nowy przedsiębiorca powinien zapoznać się, otwierając swoją działalność gospodarczą. Nie stosowanie się w tym przypadku do wymogów prawnych może skutkować nałożeniem kary na firmę przez odpowiedni organ kontrolny. Księgi rachunkowe są prowadzone w celu dokumentowania i archiwizacji wszystkich transakcji finansowych w postaci dowodów księgowych wykonanych w sposób ciągły w danym czasie na podstawie poprawnych i ogólnie przyjętych obliczeń. Księgi rachunkowe powinny być sprawdzalne, czyli takie, których poprawność i rzetelność można stwierdzić bez żadnych wątpliwości. Zatem przy sporej liczbie transakcji i zleceń finansowych nie jest to w rzeczywistości takie łatwe. Zapisy dokumentów wykonywane księgach pozwalają na ich identyfikację niezależnie od obecnego etapu przetwarzania tych danych. Niezmiernie istotne jest to, żeby sporządzanie zapisów było wykonywane chronologicznie, a tym samym również regularnie, tak żeby wszystkie obowiązujące daną firmę zeznania finansowe, deklaracje podatkowe, sprawozdania etc. były możliwe do zweryfikowania. Jeżeli księgi prowadzone są w formie komputerowej, znaczenie mają również parametry przetwarzania danych, a tym samym kontrola kompletności zbiorów systemu rachunkowości. Z technicznego punku widzenia księgi powinny być prowadzone w taki sposób, aby bez problemu można było przeprowadzić wgląd do danych z konkretnego przedziału czasowego. Nierzetelne prowadzenie ksiąg rachunkowych może skutkować sankcjami wynikającymi z art. 61 Kodeksu Karnego Skarbowego. Zatem dla młodych przedsiębiorców, którzy dziedzinie prowadzenia rachunkowości firmy nie czują się odpowiednio na siłach i mają świadomość konsekwencji, jakie wynikają z popełnianych błędach podczas prowadzenia ksiąg, lepszym rozwiązaniem może być zlecenie takiego zadania do profesjonalnego biura rachunkowego. Na rynku nie brakuje specjalistów w tej konkretnej dziedzinie, jak chociażby Biuro Księgowe Raś & Raś. W ofercie biura na stronie http://www.rasiras.com/uslugi_ksiegowe.html można znaleźć kilka innych usług z zakresu księgowości dla przedsiębiorstw.

Zakres zadań księgowo-finansowych związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej.

Do innych zadań wykonywanych w ramach księgowości w danym przedsiębiorstwie jest jeszcze kilka innych zadań. Jest to m.in. sporządzanie rocznych sprawozdań finansowych, deklaracji podatkowych, sprawozdań statystycznych. Dodatkowo obowiązkowe jest również prowadzenie ewidencji środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz wyposażenia. Inną i równie istotną kwestią w tym zakresie jest sporządzanie wszelkich przelewów. Ilość zadań wykonywanych w ramach księgowości przedsiębiorstwa jest naprawdę spora, dlatego lepiej zostawić je dla odpowiednich specjalistów. Zatrudnienie własnego księgowego oraz przygotowanie dla niego odpowiedniego miejsca pracy w początkowej fazie rozwoju firmy może obciążać budżet przedsiębiorstwa, dlatego lepszym rozwiązaniem mimo wszystko pozostaje skorzystanie z outsourcingu.