Biuro księgowe czy narzędzia do samodzielnego prowadzenia księgowości – które rozwiązanie wybrać?

Sprawne i skuteczne prowadzenie księgowości to jeden z kluczy, bez którego ciężko będzie prowadzić nam naprawdę opłacalny i dobrze prosperujący biznes. Z tego powodu forma, w jakiej będziemy się nią zajmować, jest naprawdę istotna, jednak ilość opcji, które oferuje nam obecnie rynek, jest naprawdę spora. Na którą z nich powinniśmy się zdecydować w przypadku małych przedsiębiorstw?

​

Na samym początku odrzućmy jednak najdroższą opcję, ponieważ w przypadku niewielkich przedsiębiorstw zazwyczaj nie będzie ona konieczna – samodzielny księgowy sprawdza się dobrze tam, gdzie pracy jest naprawdę dużo, podczas gdy w małych firmach zazwyczaj jest jej mniej, czasem nawet znacznie. Oczywiście na skorzystanie z jego usług można decydować się zawsze, jednak wielu przedsiębiorców rezygnuje z tego ze względu na koszty, jakie on generuje – to w końcu nie tylko pensja, ale również potrzebne narzędzia pracy, przestrzeń w biurze czy budżet potrzebny na szkolenia i aktualizację wiedzy naszego pracownika. Z tego powodu dzisiaj skupimy się na dwóch innych, alternatywnych rozwiązaniach – będą to narzędzia do samodzielnego prowadzenia księgowości oraz oferta biura księgowego. To opcje, które najchętniej wybierane są przez właścicieli małych firm.

Pierwszą z opcji, którą warto rozważyć, jest zdecydowanie się na jedno z narzędzi do samodzielnego prowadzenia księgowości w naszej firmie. Największym plusem takiego rozwiązania jest jego cena, ponieważ niemal zawsze jest to opcja najtańsza. Dodatkowo, poszczególnych produktów na rynku jest naprawdę wiele, więc łatwo będzie wybrać coś idealnie dopasowanego do naszych podstaw. Narzędzia tego typu, najczęściej w formie SaaS (opłacamy abonament za dostęp do nich, działają najczęściej w chmurze), są zawsze aktualne, dana firma rozwija też ich opcje.

Plusem będą tutaj różnorodne raporty czy dostęp do naszej księgowości zawsze i wszędzie, niezależnie od położenia geograficznego czy godziny. Same narzędzia są też coraz bardziej intuicyjne, stąd ich obsługa faktycznie staje się coraz łatwiejsza i nawet osoby, które nie zajmują się zawodowo księgowością, mają szansę korzystać z nich efektywnie.

Problem jest jednak zasadniczy – po pierwsze, to my wtedy odpowiadamy za naszą księgowość, stąd elementarna i zawsze aktualna wiedza będzie dla nas absolutnie niezbędna. Dodatkowo, potrzebujemy czasu na to, by tę księgowość prowadzić, przez co mniej pozostanie go na inne nasze obowiązki. Warto zdawać sobie z tego sprawę zwłaszcza w przypadku firm bardzo małych czy nawet jednoosobowych, wtedy prowadzenie księgowości może się stać zajęciem, które ograniczy nasz czas potrzebny na sprzedaż naszych usług, promocję firmy czy w końcu na świadczenie tych usług. Warto więc zastanowić się, czy oszczędność – największa zaleta tego rozwiązania – faktycznie jest tego warta i czy aby nie zarobimy więcej, jeżeli jako właściciel w tym czasie nie zajmiemy się innymi, bardziej kluczowymi zajęciami z perspektywy naszych zarobków.

Kiedy warto zdecydować się na ofertę biura rachunkowego?

Inną opcją, na którą możemy się zdecydować, jest właśnie biuro rachunkowe. Jest to opcja dla tych, którzy chcą oddać swoją księgowość w ręce profesjonalistów, którzy jednak nie będą kosztować wiele, przynajmniej w kontekście zatrudnienia pracownika, który miałby samodzielnie za księgowość odpowiadać.

Największym plusem jest właśnie fakt, że za naszą księgowość odpowiada firma zewnętrzna. Jeżeli wybierzemy ją dobrze, możemy być pewni, że nasza księgowość będzie prowadzona prawidłowo. Jeżeli pojawią się problemy – a tu warto zaznaczyć, wszystkie konsekwencje, takie jak np. kary finansowe, ponosimy my, a nie biuro rachunkowe FusionSystem Strona 67 z 77 23 listopada 2022, 12:22:25 – biuro musi być jednak na taką okoliczność ubezpieczone. W praktyce więc zostanie przez ubezpieczyciela pokryta przynajmniej cześć naszych kosztów. Przed zdecydowaniem się na dane biuro warto więc sprawdzić, na jaką kwotę jest ono ubezpieczone, obowiązkowe jest bowiem jedynie ubezpieczanie minimalne. Z perspektywy klienta takiej firmy, im wyższa kwota ubezpieczenia, tym lepiej dla nas – widać po tym również to, jak dane biuro, przynajmniej w części aspektów, podchodzi do swoich klientów.

Sprawdź ofertę - biuro rachunkowe w Krakowie Raś &Raś

W przypadku biur rachunkowych dużym plusem jest również cena. O ile należy założyć, że będzie ona wyższa niż koszt narzędzia, o tyle cały czas będzie ona atrakcyjna. Liczne pakiety usług w różnych biurach sprawiają, że bez problemu znajdziemy taki, który idealnie będzie pasował do naszych wymagań, a jeżeli i one się zmienią, w tym wypadku i my zmienimy pakiet, z którego korzystamy.

Co może okazać się minusem? Wyższe koszta, brak dostępu do obsługi po godzinach, słaba obsługa ze strony biura czy utrudniony z nią kontakt. Wiele z tych minusów może jednak nie wystąpić (traktujmy je więc jako potencjalne zagrożenia), jeżeli tylko wybierzmy odpowiednie biuro rachunkowe. Podjęcie więc właściwej decyzji sprawia, że biuro rachunkowe wydaje się idealną opcją dla wielu małych firm!