Co warto wiedzieć o księdze przychodów i rozchodów?

Polskie prawo zobowiązuje każdego przedsiębiorcę do prowadzenia ewidencji obejmującej zarówno jego przychody, jak i koszty. Przyjmuje się przy tym, że wspomniana ewidencja musi zawierać prawidłowe informacje odnoszące się do wszystkich zdarzeń gospodarczych mających miejsce w danym okresie. Sama forma ewidencji nie zawsze jest jednak taka sama. Może przybrać formę uproszczoną znaną jako Podatkowa księga Przychodów i Rozchodów, może mieć jednak także postać pełną.

Przyjmuje się, że pierwsza z form jest stosowana przez małe i średnie przedsiębiorstwa, a druga – przez wszystkie większe firmy, choć nie jest to rozróżnienie obligatoryjne. Podatkowa księga przychodów i rozchodów nie jest propozycją skierowaną do każdego, a przedsiębiorcy zainteresowani skorzystaniem z niej, muszą spełniać dwa warunki. W pierwszej kolejności wypada zwrócić uwagę na uzyskiwane przez nich przychody ze sprzedaży za poprzedni rok, nie mogą być one bowiem wyższe niż równowartość 1,2 miliona euro. Sam przedsiębiorca musi być przy tym opodatkowany na zasadach ogólnych lub liniowo. Już choćby z tego powodu uzasadnione wydaje się twierdzenie, że księga przychodów i rozchodów jest rozwiązaniem, z którego korzystają głównie firmy z sektora MŚP oraz osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą. Co ważne, nie ma żadnego przepisu obligującego do samodzielnego prowadzenia księgi, zadanie to można więc powierzyć księgowej albo podmiotowi takiemu, jak biuro rachunkowe. Kluczowe znaczenie ma to, by była ona zgodna z wymogami, a tym samym mogła zostać uznana za dowód, który umożliwia określenie zobowiązań podatkowych. Sama księga jest przeznaczona do ewidencjonowania wszystkich zdarzeń gospodarczych, które mają miejsce w danym okresie, prawo definiuje przy tym, że przychody mogą być zaliczane do jednej z dwóch kategorii. Są to wartości sprzedanych towarów i usług, mamy jednak do czynienia również z tak zwanymi przychodami pozostałymi, w których skład wchodzi już choćby wynagrodzenie płatnika. Nieco bardziej złożoną wydaje się być kwestia rozchodów. Najczęściej związane są one z zakupem towarów handlowych i materiałów według cen zakupów oraz kosztami ubocznymi tego rodzaju zakupów wiążącymi się już choćby z ich transportem. Rozchodami są jednak również wynagrodzenia wypłacane w gotówce i naturze oraz inne wydatki. Samo pojęcie wynagrodzeń również domaga się uściślenia, wiąże się bowiem nie tylko z wynagrodzeniami, których kwoty brutto są wypłacane pracownikom. Polskie prawo wspomina również o wynagrodzeniach w naturze, może się bowiem okazać, że przedmiotem świadczeń są rzeczy lub usługi, które wchodzą w zakres działalności gospodarczej pracodawcy. Do wynagrodzeń wlicza się również koszty związane z zatrudnieniem w oparciu o umowy cywilnoprawne. Konieczność wspomnienia o innych kosztach wydaje się zasadna przede wszystkim dlatego, że w księdze muszą znaleźć się również te wydatki, które nie stanowią kosztów uzyskania przychodów w kontekście ustawy o podatku dochodowym. Tu warto wspomnieć między innymi o czynszu za lokal oraz kosztach połączeń telefonicznych. Konieczne jest też pamiętanie o tym, aby po zakończeniu danego miesiąca obowiązkowo dokonać podsumowania stanowiącego zestawienie tak osiągniętych przychodów, jak i poniesionych kosztów. Osoby, które są zainteresowane obliczeniem zaliczki pobieranej na poczet podatku dochodowego, muszą obliczyć sam dochód podatnika.

W tym celu konieczne jest zbroszurowanie księgi, a następnie ponumerowanie jej kolejnych kart. Nie można też zapominać o tym, że wszystkie zapisy powinny być dokonywane nie tylko w języku polskim, ale i w polskiej walucie, a sposób ich prowadzenia powinien być staranny, czytelny oraz trwały. Prawo nakłada też obowiązek prowadzenia księgi w sposób rzetelny i niewadliwy. Poza księgą konieczne jest też prowadzenie ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, nie można przy tym zapominać o ewidencji wyposażenia w przypadku, gdy jego wartość przekracza 1,5 tysiąca PLN. Spółki handlowe, cywilne, spółki jawne oraz osoby fizyczne, których przychody przekraczają równowartość 1,2 mln euro muszą jednak prowadzić tak zwaną pełną księgowość.